Word文档保护功能的日新月异

Word文档的保护功能可以说从Word 97一直到Word XP都是老一套，没有很大的变化，一些用户甚至对它都不屑一顾了。但Word 2003的“保护文档”功能有了较大的改观，除沿袭了以前版本的修订保护、批注保护、窗体保护之外，还新增了对文档格式的限制、对文档的局部进行保护等功能。下面就请大家与笔者一起来体验这些新功能吧！



一、设置文档的格式限制功能来保护文档格式



如果您使用文档的“格式设置限制”功能，则可以防止用户应用你未明确指定的可用样式；也可以防止用户直接将格式应用于文本（例如，项目符号或编号列表，以及字体格式），限制格式之后，用于直接应用格式的命令和键盘快捷键将无法再使用，从而对文档的格式进行保护。



■ 具体方法



1. 单击“工具”菜单中的“保护文档”命令，进入“保护文档”任务窗口。



2. 在“保护文档”任务窗口中，选中“限制对选定的样式设置格式”复选框，单击“设置”按钮（如图1所示）。

图1 保护窗口设置窗口

3. 在弹出的“格式设置限制”对话框中勾选“限制对选定的样式设置格式”，然后在对话框中选择需要进行格式限制的样式，并清除文档中不允许设置其格式的样式的复选框（如图2所示）。

图2 格式设置限制

4. 点“确定”按钮，会弹出一个警告对话框，点击“是”按钮。



比如，我们在“格式设置限制”对话框中取消了对“标题1样式”的勾选，确定后，在弹出的警告对话框中单击“是”，这样凡是应用了标题1样式的区域格式将会被清除掉，而其他格式则保留。



5. 在“保护文档”窗口中单击“是，启动强制保护”。



6. 在“启动强制保护”对话框中的“新密码(可选)”框中键入密码，确认该密码后点“是”即可启动文档格式限制功能。



提示：



1． 若要将样式限制为最小数目的推荐选项，请单击图2中的“推荐的样式”按钮。您可以将样式限制为更少的选项，但是这样会删除 Microsoft Word 在某些功能中使用的样式，例如目录以及项目符号或编号列表。



2． 若希望保留部分键入时自动套用格式功能（工具/自动更正选项/键入时自动套用格式），例如将分数“1/2”更改为“？”，请选中“允许自动套用格式替代格式设置限制”复选框。



二、设置文档的局部保护功能



Word 2003的文档保护功能最大改进要数文档的局部保护了，可以将部分文档指定为无限制。



■ 具体方法：



1. 选定需要进行编辑的（无限制的）文本，按住Ctrl键可选中不连续的内容；



2. 在“编辑限制”的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改（只读）”， 防止用户更改文档（如图3所示）。

图3 编辑限制

3. 在“例外项”中选择可以对其编辑的用户。



如果允许打开文档的任何人编辑所选部分，则选中“组”框中的“每个人”复选框；



如果允许特定的个人编辑所选部分，单击“更多用户”，然后输入用户名（可以是 Microsoft Windows 用户账户或电子邮件地址），用分号分隔，点“确定”（如图4所示）。

图4 添加用户

4. 对于允许编辑所选部分的个人，请选中其名字旁的复选框，最后单击“是，启动强制保护”，并输入保护密码。



提示：若要给文档指定密码，以便知道密码的用户能解除保护，请选中“密码”单选按钮，在“新密码可选”框中键入密码，然后确认该密码。若要加密文档，使得只有文档的授权拥有者才能解除保护，请单击“用户验证”（如图5所示）。

图5 启动密码保护

这样，只有选定区域的文本可以编辑（高亮显示），而其它没有选中的区域就不能进行编辑。



如果要停止保护，可单击“保护文档”任务窗格底部的“停止保护”按钮，输入密码，即可解除保护。